Feedback geven & ontvangen

Feedback geven, het blijft lastig. De ervaring leert dat dit voor vele medewerkers en leidinggevenden binnen organisaties geldt. Of we wachten te lang met feedback en onderdrukken irritatie. Om het er dan met veel emotie uit te gooien op een manier die de relatie niet ten goede komt. Of we denken al te weten wat de ander zegt als hij/zij feedback geeft en gaan direct in de tegenaanval.
De meeste medewerkers en leiders kennen de definitie en kernelementen onderhand wel. Maar velen worstelen met het toepassen in de dagelijkse praktijk, ondanks talrijke gevolgde ‘feedback’ trainingen.

Des te bewuster je feedback geeft, des te lastiger vaak maar ook des te effectiever en waardevoller.  Bewuste feedback vergroot het inzicht in jezelf, in je visie op de werkelijkheid en in je overtuigingen. Het helpt je de emotionele lading eraf te halen en je weerstanden te doorgronden. Je hoeft de emoties en weerstanden niet meer te uiten, omdat je ze al innerlijk hebt verwerkt. En dat maakt je feedback veel zuiverder. Door het zuiverder en kalmer brengen van feedback, neemt de waarde voor de ontvanger ook toe. De feedback verrijkt zo ook het inzicht bij de ander, het versterkt de relatie en maakt het veilig om samen te leren. 

Nog even terug naar de definitie en elementen (die zoals gezegd de meesten wel kennen).

Definitie feedback
Een conversatie tussen twee personen waarbij één het persoonlijke effect deelt van het gedrag van de ander op hem. Feedback draagt bij aan: vergroten zelfkennis, persoonlijke effectiviteit, verbinding en een constructief leerklimaat. 

Elementen:

  • OBSERVATIE
    “Toen jij dat deed / zei …”
  • EFFECT OP MIJ
    “… Voelde ik mij …”
    “… Omdat (behoefte) …”

  • STAP NAAR DE ANDER
    “Herken je mijn observatie?”
    “Kun je je het effect op mij voorstellen?”

  • VERZOEK EN AFSPRAAK
    “Zou je in het vervolg … (actie)?”

Volgen kernprincipes in feedback

Volgen van het bewustzijnsprincipe in feedback

Dit betekent dat je gebruik maakt van de wijsheid van het hoofd, hart en lichaam in het geven en ontvangen van feedback. Je bedenkt dus niet alleen de feedback die je wilt geven op een rationeel niveau, je doorvoelt de feedback ook op andere lagen. Dit geldt ook voor ontvangen van feedback. Je neemt waar hoe de feedback op je overkomt, welke gedachten, (lichaams)sensaties en emotionele reacties het in je oproept. Vervolgens benut je de feedback voor zelfonderzoek en het realiseren van individuele en gezamenlijke ontwikkeling.

Neem een concrete situatie in gedachten waar je een teamlid feedback wilt geven op gedrag. Sta stil bij het volgende:

  • welke van de elementen vind ik als feedbackgever het lastigst? En welke het makkelijkst?;
  • welke gedachten komen op als ik deze vraag op me in laat werken? Wat ervaar en voel ik als ik mezelf deze vragen stel?; 
  • verandert er iets in mijn ademhaling als ik stilsta bij het geven van feedback aan dit teamlid? Wat neem ik waar in mijn lichaam als ik me voorstel om dit teamlid feedback te geven? Waar voel ik spanning en eventuele onrust?;
  • wat zegt dit over mij en wat zegt dit over de ander?. 

Iedere feedback die je wilt geven, biedt een kans om het inzicht in jouzelf te vergroten. De feedback zegt namelijk, zoals je wellicht al weet, veel over jezelf, jouw verleden en jouw behoeften. Te kunnen scheiden wat van jou en van de ander is, is cruciaal voor het geven van effectieve feedback.

Als feedbackgever is het belangrijk om waarneming te scheiden van interpretaties en oordelen. En om dat zuiver te kunnen doen, is het nodig je interne interpretaties en oordelen te herkennen en te onderzoeken. En dan bewust te kiezen voor wat je uitspreekt. Een voorbeeld:
Tijdens mijn presentatie over FB zag ik dat je regelmatig op je mobiel keek…Dat vond ik lastig en dat leidde mij af”

Volgen van het cyclische principe in feedback

Begin bij het begin! Besteed bij aanvang van iedere werkrelatie aandacht aan wederzijdse verwachtingen rondom feedback en leerklimaat. Dit geldt dus ook als je toetreedt tot een nieuw team en/of deel uitmaakt van een team wat van samenstelling verandert.
Neem de tijd, vertraag en ga in dialoog met elkaar via de volgende vragen:

  • Wat is voor ons een constructief leerklimaat? Wat hebben we hiervoor nodig van elkaar?
  • Hoe zou de ander feedback willen ontvangen? Wat werkt hierin voor de ander?
  • Benoem hoe je zelf feedback wilt ontvangen en wat hierin werkt voor jou.
  • Welke afspraken willen we hierover maken?
  • Welke feedbackmomenten plannen we structureel in?

Het midden bestaat dan uit het opvolgen van deze afspraken. Het einde bestaat uit het evalueren van de gemaakte afspraken. Je staat dan stil bij datgene wat je van elkaar en elkaars feedback hebt geleerd. En in hoeverre het een ieder en het team heeft gevoed in zijn/haar ontwikkeling. Dit benut je vervolgens weer voor het bouwen van het beste leerklimaat voor de komende periode.

INTERPRETATIE

Jij was niet geïnteresseerd”

Je luisterde niet”

Mijn presentatie is zeker niet boeiend”

OORDEEL

Jij bent altijd zo’n botte …”

Ik ben een slechte spreker”

Wanneer geef je feedback?

Feedback geef je als: 

  • er iets is voorgevallen waar je juist wel of niet tevreden mee bent;
  • je jouw blijdschap of ongenoegen kunt onderbouwen met observaties;
  • jouw motieven in het belang zijn van jezelf en de relatie met de ander;
  • tijd, plaats en omstandigheden goed zijn;
  • de ontvanger open is om feedback te ontvangen.

Feedback geef je het best dus niet in het heetst van de strijd. Neem eerst de tijd om diep adem te halen en voor jezelf te ervaren en te doorvoelen wat er bij jou speelt. Neem waar wat er is in het hier en nu zonder dat je iets moet veranderen.

Hoe meer je, vanuit rust, in staat bent te delen wat er bij jou leeft, hoe waardevoller de feedback, voor jezelf en voor de ontvanger. Een mooi hulpmiddel hierbij is de ‘drie minuten ademruimte meditatie’. 

Hoe kom ik tot bewuste feedback?

Bereid feedback geven voor. En neem ook bewust tijd voor het ontvangen van feedback. Word je bewust of de feedback zoals je hem formuleert daadwerkelijk de kern weergeeft van je boodschap. Formuleer je feedback en sluit je ogen en voel of je boodschap zo klopt. 

Feedback gever:

  • bereid voor, neem tijd, maak contact;

  • adem rustig in en uit, breng de adem en aandacht naar je buik;

  • observeer je gedachtes, gevoelens en lichaam;

  • formuleer je feedback, sluit je ogen en voel of je boodschap zo klopt;

  • kies een rustig moment met de ander;

  • geef feedback en blijf in contact met jezelf en de ander;

  • laat de reactie van de ander in stilte landen. 

Feedback ontvanger:

  • neem tijd, sta stil, maak contact;

  • adem rustig in en uit, breng de adem en aandacht naar je buik;

  • luister aandachtig naar de ander en jezelf;

  • observeer je gedachtes, gevoelens en lichaam;

  • vraag om verduidelijking en vat samen;
  • kies bewust: wat wil ik hier nu over teruggeven;
  • bedank de ander.

Business Balance Bootcamp

 

Webdesign door visualy.nl